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企业在IT外包时 所犯的四个常见错误及如何避免

发布时间:2018-07-19  
    外包是 获得专业服务的好方法,其成本 只是雇佣某人或部门全职的一小部分。您的公 司可能会或可能不会外包信息技术(IT)支持。但是,随着业务的增长,外包很 有可能成为您的现实解决方案,无论是信息技术,人力资源,会计,还是销售和营销。

    多年来,企业一 直在外包与会计,法律和 人力资源相关的特定职能。外包是 一种流行的商业模式,因为它 允许公司专注于其核心竞争力,而专家 处理他们的核心竞争力。一旦公司尝试,它就会出现,但它们还不够。据外包研究所称,目前外 包各种业务职能的公司中有超过30%正在积 极寻找其他功能性和更多业务流程领域的额外外包机会。其中一 个领域是信息技术(IT)。

    IT外包在过去 十年中发展迅速,首先是大公司,现在中 小型公司正在加入。一些公 司有一个全职的IT部门,并使用 外包来处理特定的项目。其他人将其整个IT职能外包,包括日 常问题和大型项目。无论如何,您的公 司在您的业务生命周期中一次又一次地要求IT合作伙 伴执行项目的机会很大。

    那么,您如何在办公室的IT支持方 面做出正确的决策?有什么 方法可以保证成功的结果?您如何监督外包关系?所提供 的信息虽然专门针对IT支持的外包,但也可 以应用于其他外包关系。

    无论何 时你都在寻求专家的帮助,很容易 做出某些假设和错误,因此我 们将解决这些问题以及如何避免它们。

    小型企业在外包IT支持时 遇到的四个常见错误


    错误#1:选择IT支持提供商后,您不再 需要参与其管理。
    与您管 理的任何部门一样,您的IT支持提 供商将需要监督以及清晰一致的沟通。当您不再参与IT支持提供商时,未能清 楚地传达期望并且更容易出现问题。此外,如果没有沟通,您的战 略性长期计划可能不会被纳入为未来的技术支出做准备。

    沟通是双向的。如果您 没有参与设定期望或沟通问题,那么沟 通和最终的业务关系就会受到影响。当您拥 有多个技术供应商,包括专业软件,电子邮件托管,网络管理等时,清晰的沟通更为重要。

    补救措施:在您的 公司和他们的公司之间保持良好的沟通,并计划保持循环。
在开始 支持提供商关系之前,您可以 采取以下实践来确保良好的沟通和适当的管理。

    1、指定贵 公司的一个联系点,成为IT支持提 供商和员工之间的联络人。

    2、为您的 办公室申请短期和长期技术计划。这有助 于确保您从第一天开始就在同一页面上。

    3、在IT支持提供商访问之前,让您的 员工向您提出他们的问题和/或需求。更好的是,确保外包IT提供商 在集中和系统的帮助台中有一个处理这些请求的系统,可以由 您或您公司的联系人预先确定优先顺序。

    4、预计双 方都会有错误和误解,然后愿 意并准备好建设性地应用适当的补救措施。

    5、最后,在每次访问后请求IT支持提供商提供文档,然后进行审核。这有助 于您衡量他们是否正在完成您对他们的期望。如果没有提供文件,请索取。如果他们不提供,请找另一家公司。

    错误#2:假设一旦您雇用IT支持提供商,您的计 算机将不再存在任何挑战或问题。
    许多公司聘请IT支持提 供商只是感到失望,因为有 些东西似乎经常出现。但是,仅仅因为您将IT支持外 包给具有良好声誉和业绩记录的公司并不意味着您不会再遇到任何挑战或问题。这是不现实的。

    电脑是机器。即使是最好的网络和IT支持提供商,用户错误,硬件故障,软件损 坏和定期维护问题也是常态,而不是例外。这就是 大公司拥有整个IT部门的原因。事实上,您最初 可能会遇到更多问题,因为现 在有人正在关注您的需求并让您了解它们。

    补救措施:准备挑战和日常问题,然后与您的IT支持提 供商制定计划以解决这些问题。
    从您的IT支持提 供商那里了解他或她首先需要解决的问题,并找出 解决这些问题所需的内容。从网络 维护计划的实际情况来看,对网络 的长期视图也可以减轻许多“失望”。

    神州在线认为,小企业 的管理者必须准备好在与IT支持提 供商合作时做出根本性的改变。“不要将 技术创可贴应用于有缺陷的过程,”她说。“它可能暂时解决问题,但更具 成本效益的方法可能是完全取代这个过程。”

    请记住,您的IT支持提 供商随时为您提供帮助。不要仅仅因为他们是“坏”新闻的 持有者而拍摄信使,因为它 可能是对你情况的现实评估。

    错误#3:假设每 小时最低价格的IT支持提 供商是最佳选择。
    选择IT支持提供商时,您将有多种选择。作为一家小企业,降低成本非常重要,因此您 可能会倾向于选择最低价的投标人。请记住:你得到你付出的代价。如果公 司为您提供的报价远低于其他报价,请询问原因。也许他 们的员工缺乏必要的认证或培训,他们没 有工作人员或工具来确保您的需求得到及时处理,并且事 情不会出现问题。如果是这种情况,您可能 会以最低的每小时价格在短期和长期内支出更多。

    补救措施:让最佳 实践和价值决定您的决定,而不是价格。
    寻找使用最佳实践(商定的行业标准),拥有与 您的需求相关的行业认证的IT支持提供商,以及拥 有基础设施的支持团队,以便日 夜处理各种问题。

    请记住,一个孤 独的游侠最终只是一个独行侠。他或她 最初的成本可能会降低,但是这 一个人是否可以解决您可能遇到的问题?他或她 是否具备处理贵公司面临的技术问题的知识?他或她 是否有时间帮助您策划未来的战略?“业内人士称之为'主干slammers',因为他 们的汽车通常是他们的办公室,个人顾 问可以更多地处理基本问题,但却无 法提供一致的支持,”Janet Shaver解释说,他是创始人和旧金山Synergy Business Solutions的共同所有者。通过选 择拥有多名员工(包括支持人员)的IT支持提供商,您可以 更好地及时满足您的需求。

    因为并非所有的IT支持提 供商都是相同的,所以在决定价格之前,您需要查看整个包,特别是 如果拥有更多人员,认证,培训,问责制,基础设 施和系统的公司每小时仅需10至30美元。做出错 误的决定对于运营业务来说可能是一项代价高昂且耗时的工作,最终必须做出另一个IT支持提供商决策。

    错误#4:假设您 需要技术技能或“geekiness”。
    当有人 解释为什么您遇到网络的各种技术问题时,您的眼 睛会多少次上釉。缺乏以 非技术方式进行沟通并且没有对公司业务目标进行长期战略观察的IT支持提 供商将花费您的时间和金钱,同时让 您和您的员工感到沮丧。

    补救措施:聘请专业的IT顾问公司,而不仅仅是“修复它”。
    信不信由你,有些IT支持提 供商不仅要了解技术,还能以 您理解的方式向您解释。一定要 找到能够提供这种平衡的公司。“在我们公司,”布拉德利书房Dulk,说在公司电脑服务“的营销总监,我们使 它成为一个目标,我们的IT专业人 员不仅仅是技术专家等等。他们都 是专家在通信企业所有者,管理者 和员工是非常重要的以及关心该公司目标和成功的顾问。“

    您对IT支持提 供商感到满意至关重要,因为他 或她将花费大量时间与您和您的员工在一起。此外,这个人 将帮助您为未来的技术投资做出战略决策,因此您 需要能够很好地沟通。

    结论:
    无论您是第一次寻找IT支持提 供商还是正在寻找新的支持提供商,您现在 都可以做一些事情来避免许多小公司犯下的错误。如果您 可以开始将您的IT支持提 供商视为您自己公司的扩展,那么您 将很好地避免这些常见错误。

    像许多 其他帮助公司的专业服务一样,寻找IT支持提 供商的底线是找到一家拥有合适资质的公司,并致力 于确保您得到满意的照顾。



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